Lärandemålet med detta kapitel är att förstå betydelsen av intressenter i förhållande till de samhällen som praktikanter som deltar i Communities 3.0-programmet tillhör och hur de kan nå ut till sina egna intressenter för att bygga partnerskap eller stärka redan befintliga partnerskap och samarbeten.
I slutet av detta kapitel kommer varje deltagare att kunna
a) identifiera vem en intressent är, förstå deras funktion i samhället och varför intressentengagemang är viktigt
b) bilda ett partnerskap, ett konsortium eller en sammanslutning
c) ta fram en strategi för intressenternas engagemang och stödjande verksamhet som säkerställer strategins räckvidd och dess effekter
Den information som ges är både teoretisk, så att deltagarna kan förstå sammanhanget och betydelsen av det ämne som diskuteras men även praktisk så att de kan förstå hur de kan tillämpa dessa begrepp i sina samhällen och på sina arbetsplatser. Begrepp som kommer att tas upp nedan inkluderar definitionen av intressenter, intressentanalys och engagemang, vilket inkluderar kartläggning och intressentanalys. I det följande kommer ämnen som kartläggning och engagemang av intressenter och hur man kategoriserar intressenter i primära intressenter (direkt intresserade av projektets aktiviteter) och sekundära intressenter (indirekt påverkade) att tas upp.
Intressentanalysen identifierar, kategoriserar och prioriterar intressenter från vuxenutbildningssektorn; nationella, regionala och lokala myndigheter, civilsamhällesorganisationer och andra yrkesorganisationer. Inom ramen för projektet kommer de definitioner och den information som tillhandahålls att riktas till personer som är chefer och utbildare vid organisationer i det civila samhället och vuxenutbildningsleverantörer som arbetar med social integration och/eller aktivt medborgarskap och samhällsengagemang i SEDN.
Den information som ges är både teoretisk, så att deltagarna kan förstå sammanhanget och betydelsen av det ämne som diskuteras, och praktisk så att de kan förstå hur de kan tillämpa dessa begrepp i sina samhällen och på sina arbetsplatser.
I det första avsnittet ger de behandlade ämnena de viktigaste definitionerna som används för att diskutera externa intressenter i ett allmänt sammanhang och mest specifikt i förhållande till vuxenutbildning och organisationer i det civila samhället och relationerna med samhällen. Definitionerna och huvudinformationen presenteras i infografik för en högre nivå av engagemang. Efter det analyseras ämnen där betydelsen av intressenternas deltagande och engagemang i organisationer och med samhällen analyseras. Dessutom finns det en steg-för-steg-guide till en process för att engagera intressenter. Det sista avsnittet ger en översikt över intressentanalys samt kommunikation och transparens gentemot intressenter.
Intressenter: definition, typer och exempel exempel
Intressenter är individer, grupper eller någon annan part
En intressent har ett intresse i ett företag och kan påverka eller påverkas av dess verksamhet och resultat.
Investerare, anställda, kunder, leverantörer, samhällen, regeringar och branschorganisationer är typiska intressenter.
En enhets intressenter kan vara antingen interna eller externa i förhållande till organisationen.
Aktieägare är bara en form av intressenter som organisationer måste ta hänsyn till.
I vissa fall kan även allmänheten betraktas som en intressent.
Vilka funktioner har en intressent?
För att förhindra att deras investeringar går till spillo håller intressenterna ett öga på utvecklingen av affärssatsningar.
Med hjälp av en intressents resurser skulle ett företag till exempel kunna bygga en ny anläggning i en annan stadsdel.
Intressentens uppgift är att hålla koll på den nya lokaliseringens framsteg och sätta press på företaget att gå vidare.
Företagsledare är medvetna om att de riskerar att förlora sin finansiering om de inte slutför projektet enligt tidsplanen eller enligt kontraktet.
Vad gör intressenter för samhällen?
Beslutsfattande: en organisation som bättre förstår lokalsamhällets synpunkter samt farhågor och som tar hänsyn till dessa i projektutformningen kan leda till mer innovativa projekt.
Legitimitet: när samhällets intressenter känner att de har blivit hörda ökar organisationens trovärdighet.
Konfliktlösning: intressenter kan behöva gå in och lösa en fråga innan den eskalerar, och vara beredda att agera som medlare.
Konkurrenskraft: förbättrar produkternas kvalitet och lockar i sin tur nya medarbetare.
Varför är det viktigt att samarbeta?
När det gäller socioekonomiskt missgynnade samhällen är inkludering en viktig aspekt.
Innan vi går in på metoderna för intressentdialog bör det stå klart varför det är viktigt att arbeta med intressenter.
- Intressenter kan vara olika myndigheter och regeringsnivåer, organisationer inom det civila samhället och den privata sektorn samt allmänheten.
- Marginaliserade individer eller grupper är de som har begränsad eller ingen kontroll över beslutsprocessen och som ofta förbises, felrepresenteras eller är otillräckligt representerade. Några exempel på marginaliserade grupper är kvinnor, ursprungsbefolkningar och lokala samhällen. Faktorer som bidrar till marginalisering kan vara kön, etnicitet, socioekonomisk status, avstånd, bristande tillgänglighet, politisk tillhörighet, kulturell bakgrund och religion.
De fyra stegen för att engagera intressenter i samhället omfattar:
- identifiering av intressenter
- prioritering intressenter
- Identifiering av särskilda metoder och tekniker.
- samverkan med lokalsamhällen
Strategiskt tillvägagångssätt för engagemang av intressenter och stödjande verksamhet
Syftet med detta avsnitt är att kartlägga de intressenter som ska omfattas av engagemangsåtgärderna. Genom att kartlägga och utforska intressenterna och deras individuella intressen, behov, insatser, hinder etc. kan vi noggrant rikta vår kommunikation och säkerställa deras engagemang och deltagande i våra aktiviteter, utbildningar och program.
Under den första planeringsfasen är målen och de prioriterade intressenterna avgörande.
Det andra steget i förståelsen är viktigt för att betona vikten av brådska och intressen, liksom intressenternas makt.
Intern förberedelse och anpassning behövs för att avsätta tillräckligt med tid och resurser för att identifiera potentiella områden för överenskommelse och gemensamma intressen.
Nivån på förtroende och viljan att visa förtroende varierar mellan olika intressenter och bör därför anpassas därefter.
Under den femte etappen av samråd är det viktigt att se till att alla intressenter är rättvist representerade. Samrådsprocessen bör vara väsentlig för din organisations viktigaste ekonomiska, sociala och miljömässiga risker. Processen för svar och genomförande ger vägledning om hur man genomför åtgärder för de överenskomna frågor som identifierats. I det sista steget av övervakning, utvärdering och dokumentation uppmuntras en insamling av synpunkter för en bedömning av läranderesultaten av engagemangsprocessen.
Tekniker för engagemang
Information och kommunikation
(Investering)
- Tillhandahålla tydlig och tillgänglig information med ett språk som är anpassat till lokala sammanhang och samhällen
- Förklara eventuella osäkerheter och begränsningar i projektet och var öppen för feedback
Broschyrer och flygblad, Annonser
Informationskiosker
Pressmeddelanden,
Nyhetsbrev,
Informationsmöten från dörr till dörr,
Finansiellt stöd
Engagemang
- Inrätta forum för synpunkter och uttryck
- Skapa informella utrymmen där du kan diskutera med intressenter om deras syn på ditt projekt och dina aktiviteter och deras farhågor.
- Organisera en faciliterad diskussion där du ger vägledning och skapar en kreativ och bekväm miljö
Undersökningar,
Studier,
Intervjuer,
Rådgivande kommitté, interaktiv webbplats,
Offentliga utfrågningar,
Neutrala forum
Integration
- Utveckla rutiner som engagerar samhället (t.ex. månatliga eller regelbundna möten) i din planering
- Se till att din personal känner till dessa rutiner
- Integrera lösningar/feedback som föreslagits av dina intressenter i dina beslut eller i dina beslutsprocesser
Gemensam projektledning,
Strategiska lokala eller regionala partnerskap
Diskussionsgrupper för sektorer
Gemensam brainstorming
Konfliktlösning
Arbetsgrupper
Målet med intressentanalysen är att utveckla en strategisk syn på det mänskliga och institutionella landskapet, relationerna mellan intressenterna och de frågor som de bryr sig om.
Primära intressenter är de som påverkas mest av projekten. Det kan vara anställda, kunder, chefer, leverantörer, affärspartners etc.
Sekundära intressenter är individer och grupper som inte påverkas direkt. Det är svårare att identifiera dem jämfört med primära intressenter. Sekundära intressenter påverkar normalt inte projektgenomförandet om de inte aktivt gör sina ståndpunkter hörda.
Exempel på intressenter och kategorier av intressenter
Målet med intressentanalysen är att utveckla en strategisk syn på det mänskliga och institutionella landskapet, relationerna mellan intressenterna och de frågor som de bryr sig om.
Kommunikation och öppenhet gentemot intressenter
En meningsfull dialog med intressenterna bör vara en ömsesidig dialog. God tro och lyhördhet är viktiga faktorer. Dessa faktorer kan bidra till god kommunikation och transparens. Ett tvåvägssamtal innebär utbyte av åsikter och perspektiv i syfte att uppnå ömsesidig förståelse.
Strategiskt tillvägagångssätt för engagemang av intressenter och stödjande verksamhet
Betydelsen av att ha en strategi för engagemang är att kunna inleda och upprätthålla konstruktiva relationer med intressenter och att nå de avsedda målgrupperna.
För att använda och tillämpa alla definitioner och all information som ges till varje individ i organisationer för vuxenutbildning, organisationer i det civila samhället och alla andra grupper eller personer som är engagerade och arbetar med samhällen, särskilt SEDN bör anpassa de angivna modellerna och informationen till sin egen organisations sammanhang såväl som till sitt lokala och nationella sammanhang.
Rekommendationer:
Rekommendation för en artikel https://articulous.com.au/community-stakeholder-engagement/ Samhällsengagemang kontra intressentengagemang
https://issuu.com/gsapp_digitalpublishing/docs/case_study_project_book_community_engagement_semin Praxis för samhällsengagemang Fallstudieprojekt
Rekommendation för ytterligare material: https://www.youtube.com/watch?v=goy57PlHTxQ Vad är en intressentdialog och varför är det viktigt?
Analys av intressenter - https://www.youtube.com/watch?v=gY8KxMrMNzk
OECD:s riktlinjer för due diligence för meningsfullt engagemang av intressenter i utvinningssektorn, https://www.oecd-ilibrary.org/docserver/9789264252462-en.pdf?expires=1684486332&id=id&accname=guest&checksum=60D90F7EC180AB3D32F9B6649FD0300E
Bästa praxis för samhällsengagemang - https://www.mobilize.io/blog/best-practices-for-community-engagement/
Bästa praxis för samhällsengagemang, Neighborhood Planning Guidance Note 12 - https://www.herefordshire.gov.uk/downloads/file/3703/guidance_note_12_best_practice_community_engagement_techniques